آوای کمال / امروز به سبب پیچیده شدن نوع روابط و پیشرفت و گستردگی جوامع در ابعاد گوناگون مسایل و موضوعات که ریشه در ماهیت علوم انسانی دارند متأثر از مسایل مختلف می شوند. برای آن که بتوان مسئله ای را درون مجموعه ای حل و فصل کرد در درجه اول باید همه عوامل و زمینه هایی را که موجب بروز مشکل شده اند را شناسایی و سپس برای حل آن برنامه ریزی کرد. یکی از ابزارهایی که می تواند در این امر کمک نماید روابط عمومی می باشد.
روابط عمومی مجموعه ای از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق است که با استفاده از شیوه های علمی و هنری به ارتباط با درون سازمان و بیرون سازمان پرداخته و ازیک طرف به منظور کسب نظرات، انتظارات و خواسته های آنها و از طرف دیگر اطلاع رسانی، آگاه نمودن، ترغیب کردن و ایجاد وحدت و همدلی می پردازند و با تجزیه و تحلیل گرایشهای مخاطبان و افکار عمومی برای رسیدن به تفاهم تلاش می کند.
مدیران سازمان ها امروز بیش از هر زمان دیگری ضرورت داشتن مدیریت و مفاهیم نوین در روابط عمومی را احساس می کنند، اگر چه برخی معتقدند که روابط عمومی را باید در عمل آموخت و تجربه کرد، اما تئوری های مورد بحث در روابط عمومی مسیر پر نشیب و فراز آزمون و خطا را برما هموار می سازد.
امروز روابط عمومی را معمار نظام ارتباطات با مخاطبین سازمان چه در داخل و چه درخارج می دانند. زیرا می توان ایجاد ارتباط در درون و بیرون به منظور توزیع اطلاعات، تعادل و تعامل میان کارکنان، ایجاد تعهد و انگیزش بیشتر کارکنان و بالاخره کاهش استرس و تضاد میان آنها، از سوی دیگر ایجاد ترغیب، اقتاع، تفاهم، آگاهی در مخاطبین را توسط روابط عمومی مشاهده نمود.
در این تردیدی نیست که روابط عمومی ها با توجه به ماهیت و کارکردشان موجه ترین واحد برای پاسخ گویی در سازمان ها محسوب شده و بعنوان سخنگوی دستگاه باید جوابگو واطلاع رسان پیام ها و سیاستها و برنامه های سازمان در ارتباط با مخاطب و اقشار مختلف باشند.
به بیان دیگر تلقی تعریف رایج از روابط عمومی به عنوان چشم، گوش و زبان سازمان نیز حکایت از مقاوم وجایگاه پاسخگویی روابط عمومی در سازمان دارد.
هرچند که متأسفانه امروز کمتر روابط عمومی توفیق اجرای کامل این وظیفه را درسازمان و به نحو مطلوب داشته است که عمده علت قرار نداشتن بسیاری از روابط عمومی ها در جایگاه سازمانی و تشکیلاتی مناسب و عدم بهره مندی از اقتدار واختیارعمل و حمایت مدیران ارشد و هم چنین گماردن افراد غیرمتخصص و نا آگاه در روابط عمومی و درنهایت نداشتن اطلاعات کافی است که آنان را در اجرای این وظیفه و رسالت خطیر پاسخگویی ناتوان ساخته است.
یک روابط عمومی کارآمد برای پاسخگویی باید شناخت کافی از ابزارهای پاسخگویی داشته باشد و از سویی با تخصص بهره گیری مناسب از ابزارها آشنا باشد که مهمترین ابزار پاسخگویی روابط عمومی ها در ارتباط با مخاطبان رسانه های جمعی هستند که رسانه های جمعی به عنوان حلقه واسط اطلاع رسانی بین دولت و اقشار مختلف مردم بیشترین ومؤثرترین نقش را ایفاگر هستند.
برای اینکه بتوان با مخاطبین سازمانها ارتباط صحیح و مناسب برقرار کرد روابط عمومی ها باید از روشها و ابزارهای ارتباطی، نوشتاری و گفتاری، دیداری و شنیداری بهره جوید تا بتواند به مسئولیت مهم وحساس خود در سازمان عمل نماید.
ابزارها و وسایل زیادی جهت برقراری ارتباط یا انتقال پیام وجود دارند که رادیو تلویزیون یکی از آنها می باشد که با استفاده بجا و بهینه از دیگر وسایل جهت اطلاع رسانی و آگاه نمودن می تواند ما را به اهدافمان برساند.
هیئت محترم دولت در جلسه روز ۱۲ تیرماه سال (۱۳۸۴) لایحه آزادی اطلاعات را تصویب کرد. بر اساس این لایحه هر شخص ایرانی حق دسترسی به اطلاعات عمومی را دارد، مگر آنکه قانون آنرا منع کرده باشد، همچنین براساس این مصوبه مؤسسات عمومی مکلفند اطلاعات مربوط را دردسترس مردم قرار دهند و نمی توانند متقاضیان دسترسی به اطلاعات را به هیچگونه دلیل یا توجیهی از اطلاعات محروم نمایند. هریک از مؤسسات عمومی نیز مؤظف شدند در راستای نفع عمومی و حقوق شهروندی دست کم به طور سالیانه اطلاعات عمومی خود را با استفاده از امکانات رایانه ای یا حتی امکان دریک کتاب منتشر نمایند.
موارد عنوان شده در بالا مهمترین مباحث مربوطه در خصوص لایحه آزادی اطلاعات بود که به نظر می رسد نقش واحدهای روابط عمومی در سازمان و دستگاه های اجرایی دولتی و خصوصی و درکنار آن رسانه های جمعی ( مطبوعات، صدا وسیما، خبرگزاری ها، سایتهای اینترنتی و...) در تحقق علمی و اجرایی این لایحه نقشی بسیار تعیین کننده و اساسی است چرا که یکی ازمهمترین وظایف روابط عمومی ها و رسانه ها اطلاع رسانی و افزایش آگاهی های عمومی جامعه تعریف شده است که با تصویب این لایحه این وظیفه و مأموریت لزوم فعالیت بیش از پیش این دو واحد ارتباطی و رسانه ای کشور را دو چندان می کند، از سوی دیگر تصویب این لایحه در راستای شعار مهم دانستن حق مردم است این موضوع را تداعی می کند که روابط عمومی ها و رسانه ها باید با تلاش زیاد و اتخاذ تدابیر اصولی تر فرایند اطلاع رسانی به مخاطبان و گروههای مختلف مردمی را گسترش دهند. براساس این مصوبه نیز باید به واحدهای روابط عمومی در دستگاهها و رسانه ها توجه بیشتری مبذول گردد و امکانات و اختیارات لازم را برای تحقق این مصوبه دولت در اختیارشان گذارده شود. همچنین اجرای مؤثر تر آزادی اطلاعات درجامعه مستلزم همکاری و تعامل و ارتباط بیش از پیش روابط عمومی ها و رسانه های جمعی را طلب می کند که این دو واحد ارتباط در یک فضای دوستانه و عملی ودرکنار یکدیگر مردم را به حق اساسی شان که حق دانستن و آگاهی پیرامون رخدادهای پیرامونی شان است را برسانند.
روابط عمومی ها و رسانه ها امروز باید تعریف جدیدی از فعالیتهایشان را ارائه و با استفاده از تکنیک های جدید در راستای تحقق جریان آزاد اطلاعات و ارتباطات در راستای منافع عمومی کشور و مردم گام بردارند. افزایش تولیدات خبری، گزارش، امورانتشاراتی نظیر چاپ کتاب، بروشورهای اطلاعاتی و توسعه و گسترش سایتهای اینترنتی اطلاع رسانی با رویکرد سرویس دهی اطلاعاتی به مردم نه با نگاه جناحی و حزبی از ملزوماتی است که بنظر می رسد باید در دستور کار روابط عمومی سازمان و دستگاهها و رسانه های جمعی قرار گیرد. به عبارتی دیگر می توان گفت دوران حبس اطلاعات سالهاست به سرآمده وانتشار و شفاف سازی جریان اطلاعات و ارتباطات باید در فرهنگ ما به امری رایج و نهادینه تبدیل گردد.
رسانه ها به عنوان یک امکان بالقوه مناسب، بهترین فرصتها را برای ارتباط روابط عمومی با افکار عمومی فراهم می سازد. هیچ یک از شیوه های اطلاع رسانی کارایی رسانه های جمعی از جمله مطبوعات را ندارند.
باید بپذیریم روابط عمومی و روزنامه نگاری دو شاخه از درخت تنومند ارتباطات و دو حلقه از این زنجیره است که بجای رقابت و ستیز با هم، در خدمت و مکمل یکدیگر باید باشند.
● روشهای صحیح برقراری ارتباط مناسب بین روابط عمومی ها و رسانه ها
۱) تهیه و تنظیم بیانیه های مطبوعاتی و ارسال آنها به مطبوعات و یا سایر رسانه های جمعی ( بوسیله دورنویس، قرائت بوسیله تلفن و ارائه مستقیم به خبرنگار)
۲) ترتیب دادن نشستها و مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی
۳) پاسخگویی به سؤالات خبرنگاران و ارائه اطلاعات مورد نیاز به آنها و ترتیب دادن مصاحبه های اختصاصی.
۴) تهیه جوابیه برای رسانه ها در قالب توضیح، تکذیب، تصحیح...
۵) تولید اخبار تکراری
۶) نشستهای دوستانه با اربابان جراید و رسانه ها
۷) ارسال پیام در مناسبتهای مختلف برای خبرنگاران و مدیران مسئول جراید و دیگر رسانه ها
در خاتمه باید بخاطر داشته باشیم هدف روابط عمومی باید حل مشکل مشترک بین سازمان و مخاطبین سازمان بوده و مجرایی باشد برای تبادل اندیشه ها و افکار مردم. ازطرفی مهمترین وظیفه و رسالت روبط عمومی باید آگاه کردن مردم از تلاشها و عملکرد و مشکلات پیش روی سازمان و جویا شدن نظر مردم وجمع کردن و انتقال آن به سازمان و ترتیب اثردادن به آنها در برنامه ریزی های آتی به منظور رسیدن به رشد و توسعه بیشتر سازمان باشد لذا استفاده بجا از رسانه ها این شمشیر دو دم که هم می توانند ضعفهای سازمان را شناسایی و بیان نمایند تا نسبت به تقویت یا رفع آن اقدام شود و هم می توانند نقاط قوت را به مهمترین شکل بیان کنند و افکار عمومی را آگاه سازند و انتقال دهنده آسان وبی دردسر نظر گاهها و دیدگاهها- عملکرد سازمان به مردم و بالعکس باشند.
یک روابط عموی خوب باید بهترین مرجع برای پاسخگویی بین سازمان و مردم باشد وباید جوابگو و اطلاع رسان پیامها، سیاستها وبرنامه های سازمان با مخاطبان مختلف باشد.
یک روابط عمومی خوب برای پاسخگویی باید شناخت کافی از ابزارهای پاسخگویی را داشته باشد.
و ازهمه مهمتر اینکه رابطه تنگاتنگ روابط عمومی ها با رسانه های جمعی می تواند بهترین حلقه واسطه اطلاع رسانی بین دولت و اقشار مختلف مردم باشد.